訪客登記系統是專門針對政府機關、部隊、企業、媒體行業、學校、辦公大樓及高級別墅或住宅等有嚴格出入登記要求的單位場所因應人員和車輛的進出登記事務而開發的專業信息管理系統，能詳實、快速的記錄來訪人員的信息，並對來訪信息提供便捷的多方式查詢。是利用現代科學手段做好防範保全的有效設備，提高保全管理工作的效率，同時也提升了有關單位的形象。

手寫的缺點

1、需要來訪人員自已進行手寫登記，書寫內容繁雜，給來訪人員留下很不好的印象。

2、紙質登記單容易遺失、損壞，不易保存，不便查找，流於形式，難以進行有效管理。

3、單位部門眾多，人員調動頻繁，保全或前台人員很難及時準確地了解部門的具體情況，即使來訪人員隨便登記，他們也很難判斷來訪者到訪的真實性，給安全留下了隱患。

4、保全或前台無法收集和管理來訪人員的圖像及相關資料，難以為之後的查找、確認工作提供有效的幫助，即使有事發生，也無據可查。

5、手寫登記耗時長，來訪人員眾多時經常需排隊等待，易引起來訪人員的不滿。

訪客登記系統的效果

(1) 公司主管隨時可在自己的電腦上掌握門口訪客來往情況。

(2) 可追溯所有來訪訊息:登記訊息全部電子化，可保存訪客姓名、照片等多種資   訊，確保資料的準確。

(3) 可隨時按登記日期及人員、訪客單位等匯總報表，查詢登記訊息等

(4) 登記工作標準、規範，降低了保全壓力，減少了矛盾的發生，提升企業形象。